De 11 e-postbud

En gjennomsnittlig nordmann bruker årlig omtrent 500 timer på e-post. En stadig større del av både arbeidshverdagen og fritiden går med til å lese og svare på e-post.

En fersk undersøkelse fra det amerikanske analyseselskapet Information Mapping viser at nesten sju av ti arbeidstakere bruker mellom en og tre timer på å lese e-post hver dag. Én av ti bruker opp mot fem timer daglig på e-post.

En undersøkelse fra Steria bekrefter at norske arbeidstakere ikke er særlig mye flinkere enn sine amerikanske kolleger. Seks av ti norske arbeidstakere oppgir nemlig at de bruker mellom en og to timer på behandling av intern e-post hver dag.

Lær e-postbudene

Løsningen på problemet er todelt, ifølge seniorrådgiver Bjørn Christian Hannestad. Han er en av Sterias spesialister på elektronisk dokumentforvaltning. For det første må norske arbeidsgivere i større grad investere i skikkelig intranettverktøy, slik at informasjon om prosjekter, budsjetter, kunder og lignende ligger tilgjengelig for alle som trenger det. For det andre må hver enkelt av oss både lære oss å etterleve 11 konkrete e-postbud.

  • Det finnes ingen vei utenom. Vi må lære oss vanlig skikk og bruk for e-postkommunikasjon. Både for å spare oss selv for unødvendig tidsbruk, og for å ikke kaste bort tiden til kolleger og bekjente. Disse 11 budene bør klippes ut og henges opp alle steder der det står en datamaskin, sier han.

  • Ved å følge e-postbudene, anslår Lindgren at folk flest kan halvere sin tidsbruk på e-post. Tid som kan brukes på å løse andre arbeidsoppgaver. Næringslivet vil kunne ta ut en enorm gevinst ved å lære opp sine medarbeidere i fornuftig e-postbruk. For den jevne ansatte kan den økte effektiviteten tas ut i form av mer fritid, eller mer penger hvis man får prestasjonsbasert lønn, sier Hannestad.

    På verdensbasis blir det sendt åtte milliarder e-poster per dag, og dette antallet vil antagelig tredoble seg i løpet av to år.

    De 11 e-postbud:

    1. Du skal vite hva du vil. Din e-postmelding bør ha et klart definert mål. Spør deg selv: "Hva er det jeg vil oppnå, og hvordan vil jeg at mottakerne av budskapet skal reagere?". En god teknikk er å sjekke at meldingen gir svar på følgende spørsmål: Hvem? Hva? Hvorfor? Hvordan? Hvor? Når?

    2. Du skal lage en informativ overskrift. En god overskrift sørger for at mottakeren oppfatter og forstår det viktigste i ditt budskap ved første øyekast. Er budskapet veldig kort, prøv å skrive alt du vil si i overskriften, for eksempel "Allmøte for alle ansatte i kantinen 14. mai 2001 kl. 8.30 - 9.30.”

    3. Du skal si det viktigste først. Har du flere ting på hjertet, så si en ting om gangen. Presenter den viktigste informasjonen i den første setningen, og fortsett med de mindre viktige punktene. Prøv å begrense lengden og antall budskap du ønsker å formidle.

    4. Du skal vurdere sirkulasjonslisten nøye. Tenk deg godt om før du klikker på "svar alle". Sender du beskjed til store grupper, bør du alltid vurdere sirkulasjonslisten nøye. De er ofte unødvendig lange. Junkmail og kjedebrev er forbuden frukt.

    5. Du skal ikke sende kopi av alt til sjefen. Send ikke beskjeder og notater til andre enn dem du trenger å kontakte for å oppnå resultater. Det virker mot sin hensikt å sende kopi av alt til sjefen.

    6. Du skal ikke sende vedlegg i utide. Vedlegg tar masse plass, spesielt når de sendes til mange personer. Gi heller mottaker beskjed om hvor informasjonen kan finnes på for eksempel et intranett. Gjennom linker kan materialet gjøres tilgjengelig for de berørte når de trenger det. Vanlige brev hører ikke hjemme som vedlegg. Legg i stedet teksten direkte inn i selve e-posten

    7. Du skal slette mer enn du lagrer. Husk - det er forbløffende mye du mottar som du aldri senere får bruk for. Anslag viser at 75 til 85 prosent av materialet som lagres i arkivskap og hyller, aldri blir tatt fram igjen.

    8. Du skal utvikle gode rutiner for saksbehandling. Når du mottar informasjon, skal du vite hvordan den skal behandles: 1. Kastes 2. Behandles 3. Utsettes 4. Distribueres 5. Lagres. Opprett gjerne mapper for ulike håndteringsmåter. En mer rasjonell og effektiv lagringsstrategi er verdt å overveie.

    9. Du skal ikke skjelle ut din neste. Tenk deg godt om før du sender følelsesladde beskjeder. Et par ramsalte muntlige uttrykk glemmes fort. Men det du skriver i en e-post kan bli lagret for evigheten, videresendes til andre og bli brukt mot deg senere. Send ikke e-post når du er sint eller utslitt. La sinnet roe seg ned en dag eller to.

    10. Du skal si viktige ting ansikt til ansikt. En god, gammeldags samtale vil alltid være mer effektiv enn e-post, fordi du kan spille på flere sanser, kroppsspråk og tonasjon.

    11. Du skal holde hviledagen hellig. Når du har ferie, fortjener du fri fra flommen av e-post på jobben.

    Link til siden -> http://itpro.no/art/8400.html